Telefoniste, receptioniste (parttime)

Doel van de functie

Het zorgen voor een zelfstandige afhandeling en correcte uitvoering van alle voorkomende werkzaamheden aangaande telefoon en receptie. De receptioniste is het eerste aanspreekpunt voor zowel telefonische contacten als bezoekers en zorgt ervoor dat dit contact positief verloopt.

Daarnaast worden licht administratieve werkzaamheden verricht.

Verantwoordelijkheden/ bevoegdheden

• Efficiënte en professionele afhandeling van het telefoonverkeer
• Het op een correcte en vriendelijke wijze ontvangen van bezoekers
• Accurate uitvoering van alle voorkomende werkzaamheden op de receptie
• Het zorgdragen voor een ordelijke en nette receptie

Taken

• Zelfstandig afhandelen van (internationaal) inkomend telefoonverkeer
• Ontvangen en registreren van bezoekers
• Aanspreekpunt voor medewerkers
• Het verzorgen van de in- en uitgaande post
• Het afhandelen van emailverkeer aan de receptie
• Het beheer van kantoorartikelen
• Het beheer en reserveren van vergaderruimtes
• Het up-to-date houden van telefoonlijsten en databestanden
• Faciliterende werkzaamheden behorende bij de receptie, zoals het versturen van een kaartje, bestellen van lunches, een bloemetje, etc.
• Indien nodig het ondersteunen van de Executive Assistant / HR Officer bij het maken van hotelreserveringen, etc.
• Zorgdragen voor een tijdige en adequate werkoverdracht
• Lichte administratieve werkzaamheden t.b.v. de finaciële afdeling
• Diverse overige werkzaamheden voorkomend aan de receptie

Functiecriteria

• MBO werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als receptioniste
• Ervaring met computergebruik en MS Office applicaties
• Goede communicatieve vaardigheden en goed kunnen samenwerken
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Accuraat en zelfstandig kunnen werken
• Klantvriendelijk en dienstverlenend naar zowel interne als externe relaties
• Ervaring met licht administratieve werkzaamheden is een pré
• Flexibele instelling m.b.t. werktijden- c.q. dagen
• Werktijden 20 uur. Dinsdag en vrijdag hele dagen van 8.30 – 17.00 uur en op woensdag om de week de ochtend/middag van 8.30 tot 12.30 of 13.00 tot 17.00 uur.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift.
• Flexibiliteit m.b.t. de werktijden /-dagen. Ingeval van ziekte, een dag ruilen of kort verlof (tot een week) wordt verwacht dat er een beroep gedaan kan worden op de ander.